Sicher per E-Mail kommunizieren

Wie Sie sicher per E-Mail kommunizieren können, zeige ich Ihnen hier in einfachen Schritten am Beispiel von Outlook 2016 – ältere Outlook Versionen und andere E-Mail-Clients funktionieren ähnlich:

Bei der sicheren E-Mail-Kommunikation wird zwischen signieren und verschlüsseln unterschieden. Während beim Signieren nur bestätigt wird das Absender tatsächlich der ist, von dem Sie eine E-Mail erhalten haben, und dass diese unverändert ist, geht die Verschlüsselung noch einen Schritt weiter. Hier wird der ganze Nachrichteninhalt inkl. Anhänge verschlüsselt, und ist nur noch von den beteiligten Kommunikationspartnern lesbar. Voraussetzung für die Verschlüsselung ist das alle Kommunikationspartner über ein gültiges S/MIME Zertifikat verfügen, und mindestens einmal digital signiert miteinander kommuniziert haben. Wenn Sie noch kein SMIME Zertifikat besitzen berate ich Sie gern zu den Möglichkeiten. Nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt auf.

Schritt 1 – Digital signierte E-Mail versenden

Schicken Sie eine digital signierte E-Mail an den Empfänger mit dem Sie zukünftig verschlüsselt kommunizieren möchten. Achten Sie darauf das die Option ‚Signieren‘ aktiv ist. Haben Sie das Zertifikat über mich bezogen und einrichten lassen ist diese Option standardmäßig aktiv.

Kann der Empfänger diese E-Mail nicht lesen, oder wird ihm eine E-Mail ohne Inhalt angezeigt, wurde die E-Mail vom Empfängersystem mit hoher Wahrscheinlichkeit verändert. Dies kann durch eine Firewall Konfiguration oder einen eingesetzten Virenscanner passieren. In diesem Fall sollte der Empfänger mit seiner zuständigen IT-Administration darüber sprechen das E-Mails unverändert zugestellt werden.

Was in einer solchen Situation helfen kann, ist, die digital signierte E-Mail im Klartext zu senden. Dies kann im Trust Center eingestellt werden, wie auf dem nachfolgenden Bild zu sehen ist.

Schritt 2 – Zertifikat des Absenders speichern

Ist die E-Mail lesbar beim Empfänger eingetroffen muss er nun das Zertifikat des Absenders in seinem Adressbuch speichern. Unter Outlook dazu einfach einen Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse ausführen, und den Absender zu den Outlook Kontakten hinzufügen.

Sollte der Kontakt schon vorher vorhanden gewesen sein, und nicht mit nennenswerten Informationen gefüllt gewesen sein, empfehle ich der Einfachheit halber den vorhandenen Kontakt zu löschen und neu hinzuzufügen. Würden dabei allerdings zu viele Informationen verloren gehen, oder existiert bereits ein altes Zertifikat das nur aktualisiert werden muss, gibt es auch eine andere Vorgehensweise. Diese würde aber hier den Rahmen sprengen. Kommen Sie hier im Zweifelsfall einfach auf mich zu.

Im Anschluss sendet Ihnen der Empfänger nun seinerseits eine digital signiert E-Mail, und nun ist es an Ihnen das Zertifikat wie oben beschrieben hinzuzufügen.

Schritt 3 – E-Mail verschlüsseln

Haben Sie die Schritte 1 & 2 erfolgreich durchgeführt steht auf jeder Seite der öffentliche Schlüssel des anderen zur Verfügung. In Kombination mit dem eigenen privaten Schlüssel ist Outlook nun in der Lage E-Mails zu verschlüsseln. Dazu einfach unter ‚Optionen‘ die Verschlüsselung aktivieren.

Theoretisch ließe sich auch die Verschlüsselung standardmäßig aktivieren. Allerdings empfehle ich dies nicht, da Sie in den seltensten Fällen leider nicht mit jedem Empfänger auf diese Art und Weise kommunizieren können. 

Die sichere E-Mail-Kommunikation sollte nun kein Problem mehr sein.

Sollten Sie hierzu weitere Informationen benötigen, kommen Sie einfach unverbindlich auf mich zu.

Ihr Ansprechpartner:

Herr Michael Weyergans
Tel.: 02203 / 989 7091
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